처음 해외 고객에게 주문을 받으면 국내 주문과 달리 확인해야 할 사항이 많습니다.

상품을 포장해서 바로 해외로 보내면 될 것 같지만, 실제로는 주문 확인 → 결제 확인 → 상품 및 수출요건 확인 → 수출신고 → 국제배송 → 배송 추적 → 거래자료 보관까지 순서대로 관리하는 것이 좋습니다.

특히 해외 판매를 처음 시작하는 판매자라면 수출신고와 단순 해외배송을 같은 개념으로 생각하지 않는 것이 중요합니다.

관세청에 따르면 전자상거래에서는 특송화물이나 우편, EMS 등을 이용한 배송이 많이 이루어지며, 운송방법에 따라 통관절차가 달라질 수 있습니다. (관세청)

아래 체크리스트를 순서대로 확인하면 첫 해외 주문을 비교적 체계적으로 처리할 수 있습니다.

1. 해외 고객의 주문 내용을 먼저 확인하기

첫 번째 단계는 상품을 보내는 것이 아니라 주문 정보가 정확한지 확인하는 것입니다.

다음 내용을 확인합니다.

• 구매자의 영문 이름 확인
• 배송 국가 확인
• 도시 및 상세 주소 확인
• 우편번호 확인
• 연락처 확인
• 이메일 주소 확인
• 주문 상품명 확인
• 상품 수량 확인
• 상품 가격 확인
• 배송비 확인
• 결제 완료 여부 확인

특히 해외 주소는 국내 주소와 작성 방식이 다르기 때문에 고객이 입력한 영문 주소를 배송 시스템에 그대로 옮기는 과정에서 오탈자가 발생하지 않도록 주의해야 합니다.

배송 국가에 따라 통관 과정에서 수취인의 전화번호나 이메일 등을 요구하는 경우도 있으므로 주문 플랫폼에서 필요한 정보를 미리 확보하는 것이 좋습니다.

2. 결제가 실제로 완료되었는지 확인하기

해외 주문이 접수되었다고 해서 바로 상품을 발송해서는 안 됩니다.

먼저 실제 결제가 완료되었는지 확인합니다.

해외 판매에서는 카드 결제, 해외 결제 플랫폼, 마켓플레이스 결제 등 다양한 방식이 사용될 수 있습니다.

따라서 주문 상태가 단순히 ‘주문 접수’인지, 실제로 판매자가 대금을 지급받을 수 있는 상태인지 확인해야 합니다.

• 주문 상태 확인
• 결제 완료 여부 확인
• 결제 금액 확인
• 환불 또는 결제 취소 여부 확인
• 주문번호 저장
• 결제 내역 저장

이때 주문 화면과 결제 내역을 캡처하거나 파일로 저장해두면 나중에 거래자료를 확인할 때 도움이 됩니다.

3. 판매 상품이 해외로 수출 가능한지 확인하기

다음으로 확인해야 할 것은 상품 자체의 수출 가능 여부입니다.

국내에서 정상적으로 판매할 수 있는 상품이라고 해서 모든 국가로 자유롭게 수출할 수 있는 것은 아닙니다.

상품 종류와 목적지 국가에 따라 수출 관련 요건이나 상대국의 수입 규제가 적용될 수 있습니다.

특히 식품, 건강기능식품, 화장품, 의약품, 의료기기, 배터리, 화학제품 등은 국가별 규제가 다를 수 있으므로 주의해야 합니다.

• 상품의 정확한 품명 확인
• 상품의 재질 및 성분 확인
• HS CODE 확인
• 수출 제한 또는 별도 요건 확인
• 목적지 국가의 수입 제한 확인
• 필요한 경우 관련 기관에 요건 확인

상품에 따라 수출요건 확인이 필요한 경우가 있으므로 처음 취급하는 품목이라면 임의로 판단하지 않는 것이 좋습니다.

4. 해외 배송비와 배송 방법을 결정하기

상품을 보내기 전에 어떤 운송수단을 사용할지도 결정해야 합니다.

소량의 해외 주문이라면 우체국 EMS나 국제특송을 이용하는 경우가 많습니다.

관세청 역시 전자상거래 물품의 배송에서 특송화물 또는 우편, EMS 등이 활용된다고 안내하고 있습니다. (관세청)

• EMS 이용 여부 확인
• 국제특송 이용 여부 확인
• 배송 가능 국가 확인
• 배송비 확인
• 예상 배송기간 확인
• 운송장 발급 방법 확인
• 분실·파손 보상 조건 확인

배송비를 판매자가 부담하는지 구매자가 부담하는지도 주문 전에 명확하게 정해두는 것이 좋습니다.

5. 수출신고가 필요한지 확인하기

첫 해외 주문에서 가장 많이 혼동하는 부분이 해외배송과 수출신고의 관계입니다.

수출신고는 국내 물품을 외국으로 반출하기 위해 세관에 신고하는 절차입니다.

관세청은 수출신고를 화주가 직접 진행하거나 관세사를 통해 대행할 수 있다고 안내하고 있습니다. (관세청)

따라서 해외 주문을 받았다면 자신의 거래 형태와 상품, 배송방식에 맞는 수출신고 방법을 확인해야 합니다.

전자상거래 수출의 경우 일반 수출과 다른 신고 방식이 적용될 수 있으므로 판매자가 이용하는 배송업체와 관세사, 관세청 안내를 확인하는 것이 안전합니다.

• 수출신고 대상 여부 확인
• 전자상거래 수출신고 가능 여부 확인
• 직접 신고할지 결정
• 관세사 이용 여부 결정
• 필요한 통관고유부호 및 신고 관련 정보 확인

중요한 점은 EMS를 이용한다고 해서 모든 절차가 자동으로 동일하게 처리된다고 생각해서는 안 된다는 것입니다.

수출신고를 했다면 신고 수리 이후 실제 물품이 적재되었는지까지 확인하는 것이 좋습니다.

관세청은 EMS로 발송하는 수출물품의 경우 우체국 EMS 접수 과정에서 현품과 수출신고필증을 제시하여 적재등록을 요청할 수 있다고 안내하고 있습니다. (관세청)

6. 상품을 정확하게 포장하기

통관 절차를 확인했다면 상품을 포장합니다.

해외배송은 국내 택배보다 이동거리가 길고 여러 운송 과정을 거칠 수 있기 때문에 포장 상태가 중요합니다.

• 주문 상품과 수량 재확인
• 상품 파손 여부 확인
• 완충재 사용
• 외부 박스 상태 확인
• 배송 라벨 부착
• 필요한 경우 인보이스 등 서류 준비
• 포장 완료 후 중량 확인

특히 세관 신고 내용과 실제 발송 상품의 내용이 다르면 통관 과정에서 문제가 발생할 수 있습니다.

상품명, 수량, 가격 등 신고에 사용하는 정보와 실제 발송물품이 일치하는지 확인해야 합니다.

7. 수출신고 및 통관 절차 진행하기

수출신고를 진행하는 경우 신고서에 상품 정보를 정확하게 입력해야 합니다.

일반적으로 상품명, 수량, 가격, 중량, 거래 상대방 및 배송 관련 정보 등이 신고 과정에서 활용됩니다.

직접 신고하는 경우 UNI-PASS를 이용할 수 있으며, 수출신고가 익숙하지 않다면 관세사를 이용하는 방법도 있습니다.

관세청 자료에 따르면 수출신고는 화주가 직접 자기 명의로 신고하거나 관세사를 통해 대행할 수 있습니다. (관세청)

• 수출신고서 작성
• 상품 정보 확인
• 가격 확인
• 수량 및 중량 확인
• 수출신고 제출
• 세관 심사 확인
• 수출신고 수리 여부 확인
• 수출신고필증 보관

8. 국제배송 접수하기

통관과 관련된 필요한 절차를 완료했다면 실제 배송을 접수합니다.

EMS나 국제특송을 이용하는 경우 운송업체에서 요구하는 정보를 정확하게 입력합니다.

이때 수출신고를 진행한 상품이라면 배송업체와 수출신고 정보가 정상적으로 연계되었는지도 확인해야 합니다.

관세청은 수출신고 수리 후 일정 기간 내 적재가 이루어지지 않으면 신고 취소 및 과태료 등의 문제가 발생할 수 있다고 안내하고 있습니다. (관세청)

• 배송업체 접수
• 운송장 번호 발급
• 수출신고필증 전달 필요 여부 확인
• 적재등록 여부 확인
• 배송비 결제
• 배송 접수 완료

9. 구매자에게 운송장 번호 전달하기

상품 발송이 완료되면 구매자에게 배송 정보를 전달합니다.

간단하게 다음 내용을 안내하면 됩니다.

주문번호

배송업체

운송장 번호

배송조회 방법

예상 배송기간

해외배송은 국내배송보다 배송기간이 길고 현지 통관 과정에서 시간이 추가될 수 있기 때문에 구매자에게 이를 미리 안내하면 배송 지연에 따른 문의를 줄일 수 있습니다.

10. 배송 완료 후 거래자료를 보관하기

상품을 발송했다고 해서 모든 업무가 끝나는 것은 아닙니다.

해외 판매를 계속한다면 주문과 결제, 배송 및 수출 관련 자료를 체계적으로 보관하는 것이 중요합니다.

• 주문 내역 보관
• 결제 내역 보관
• 상품 판매가격 기록
• 배송비 기록
• 운송장 번호 기록
• 수출신고필증 보관
• 거래 관련 증빙자료 보관
• 환불 및 교환 내역 보관

특히 사업자가 해외 판매를 하는 경우 수출 거래와 관련한 세무 처리를 위해 증빙자료 관리가 중요합니다.

수출에 대한 부가가치세 영세율 적용 여부 역시 거래 형태와 법에서 정한 요건에 따라 판단해야 하므로, 단순히 해외로 배송했다는 이유만으로 영세율 적용이 자동으로 결정된다고 생각해서는 안 됩니다. 국세법령정보시스템에서도 수출의 범위와 영세율 적용 여부를 거래 형태별로 구분하여 안내하고 있습니다. (국세법령정보시스템)

첫 해외 주문 처리 순서 한눈에 보기

처음 해외 주문을 받았다면 다음 순서로 진행하면 됩니다.

① 주문 확인

↓

② 결제 완료 확인

↓

③ 상품의 수출 가능 여부 확인

↓

④ 배송비 및 운송방법 결정

↓

⑤ 수출신고 필요 여부 확인

↓

⑥ 상품 포장

↓

⑦ 수출신고 및 통관 진행

↓

⑧ 국제배송 접수

↓

⑨ 운송장 번호 전달

↓

⑩ 배송 및 적재 여부 확인

↓

⑪ 주문·결제·배송·수출 관련 자료 보관

이 순서를 기본적인 업무 흐름으로 만들어두면 해외 주문이 여러 건으로 늘어나더라도 실수를 줄일 수 있습니다.

첫 해외 주문에서 자주 하는 실수

첫 해외 주문에서는 몇 가지 실수가 반복적으로 발생합니다.

1. 결제 확인 전에 상품을 보내는 경우

주문 접수와 결제 완료는 다를 수 있습니다.

반드시 실제 결제 상태를 확인한 후 상품을 발송해야 합니다.

2. 해외배송이면 무조건 수출신고가 끝났다고 생각하는 경우

배송업체를 통해 해외로 물건을 보내는 것과 수출신고 및 수출실적 관리가 항상 동일한 것은 아닙니다.

자신의 거래 형태에 맞는 수출신고 방법을 확인해야 합니다.

3. 상품명을 너무 모호하게 작성하는 경우

세관 신고에 사용되는 상품 정보는 실제 상품의 내용을 정확하게 나타내야 합니다.

단순히 ‘Gift’, ‘Sample’, ‘Goods’처럼 지나치게 포괄적인 표현만 사용하는 것은 피하는 것이 좋습니다.

4. 수출신고필증을 보관하지 않는 경우

수출신고를 진행했다면 관련 서류를 보관해두는 것이 좋습니다.

특히 사업자의 경우 세무 및 수출실적 관리에 필요한 자료가 될 수 있으므로 거래별로 정리하는 것이 편리합니다.

마무리

첫 해외 주문은 국내 주문보다 확인해야 할 사항이 많지만, 기본적인 순서를 정해두면 어렵지 않게 관리할 수 있습니다.

가장 중요한 것은 주문 확인 → 결제 확인 → 수출 가능 여부 확인 → 수출신고 확인 → 배송 → 증빙자료 보관의 흐름을 놓치지 않는 것입니다.

특히 사업자로 해외 판매를 시작했다면 단순히 상품을 EMS나 국제특송으로 보내는 것에서 끝내지 말고, 수출신고와 세무 증빙까지 함께 관리하는 것이 좋습니다.

처음에는 주문 한 건을 처리하는 데 시간이 걸리더라도 주문확인서, 수출신고자료, 운송장, 결제자료 등을 하나의 폴더에 정리하는 습관을 만들어두면 이후 해외 주문이 증가했을 때 업무를 훨씬 효율적으로 관리할 수 있습니다.

※ 본 글은 2026년 8월 기준 관세청 및 국세청 공개 자료를 바탕으로 작성한 일반적인 정보입니다. 실제 수출신고 대상 여부와 신고 방법, 수출요건 및 부가가치세 영세율 적용 여부는 상품 종류와 거래 형태, 운송방법에 따라 달라질 수 있으므로 실제 거래에서는 관세청 UNI-PASS 및 국세청의 최신 안내를 확인하는 것이 안전합니다.